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Para mí octubre significa que el año prácticamente se terminó. Es un mes de mucho movimiento, actividades, campañas y encargos que empiezan a llegar en preparación a las fiestas de fin de año, pero también es un mes de mucho estrés cuando empiezo a mirar la lista de cosas que me planteé como meta y no he podido cerrar. ¿Será que en los 3 últimos meses del año lo puedo lograr?

Quisiera decir que sí, pero no soy de la filosofía “better done than perfect” (mejor hecho que perfecto) sino más bien de “love for details” (amor por los detalles) y eso suele tomar más tiempo. A mí me hace corto circuito en la cabeza leer artículos o escuchar gente con fórmulas para que “aprovechemos” al máximo los últimos meses del año y saquemos adelante todos los pendientes, pero hagámonos una sincera pregunta: ¿Si en 9 meses no pudimos sacar un trabajo adelante, por qué pensamos que en 3 meses lo vamos a lograr?

En esta entrada quiero compartirte algunas ideas de cómo preparo mis proyectos pendientes para fin de año y qué cosas hago o simplemente “pateo” para el siguiente, desde una perspectiva menos convencional…¡la mía!

1. Revisar el Presupuesto: ¿El presupuesto? ¿No estábamos hablando de cumplir proyectos antes de que termine el año? Bueno, para no cerrar tus números en negativo, le vas a dar prioridad a los proyectos que generen ingresos más que a los “passion projects”.

Para mí no hay nada más importante al cierre de un año, que limpiar todos mis pendientes financieros. La paz mental de poder disfrutar de las fiestas junto a mi familia y amigos, sabiendo que todo lo demás está en orden, no tiene comparación. Esto también me da claridad de las cosas en las que debo concentrarme para traer ese dinero más rápido.

Yo suelo hacerlo en una tabla de excel común y corriente, donde listo cada pequeña cosa que tengo que pagar durante los próximos 3 meses de un lado, y cuanto dinero necesito generar (ventas) para estar paz y salvo del otro lado (contabilidad 101)

Estas son las cosas que generalmente incluyo en esa lista:
• Renta o Hipoteca
• Servicios: Agua, Electricidad, Internet, Mantenimiento
• Seguros, Fondos de Cesantías, Ahorros (son la primera cosa que queremos cortar. ¡No lo hagas!)
• Impuestos
• Comida, Transporte, hospedajes
• Insumos y útiles de oficina
• Salud / Veterinario (si tienes mascota)
• Gastos navideños, obsequios, etc.

Ese número final con todos tus gastos del trimestre, te dirá cuánto debes generar en ventas. Siguiendo este orden de ideas, de tu lista de proyectos pendientes vas a darle prioridad a los que te ayuden a cubrir todos esos gastos.

*Este ejercicio no es exclusivo de los últimos 3 meses del año. Lo hago cada trimestre.

2. Pies en la tierra: Luego de que ya hiciste tus números, puedes revisar la lista de proyectos pendientes y separar aquellos que te generan altos ingresos de los que no. Esto no quiere decir que te vas a olvidar de los “passion projects” sino que los vas a mover para el siguiente año. Lo que yo hago es mirar la lista de pendientes y responderme con sinceridad estas preguntas:

• ¿Es crítico que termine el proyecto este año? Por crítico me refiero a que ya hayas adquirido un compromiso con algún proveedor e.g. reservaste un espacio para un evento o encargaste material impreso.
• De acuerdo al tamaño ¿es lograble en 3 meses o menos?
• ¿Forma parte de alguna campaña de mercadeo que esté corriendo? e.g. quiero vender retratos y necesito crear las muestras.
• ¿Me voy a divertir haciéndolo o me va a estresar?

Hacer este ejercicio me ayuda a enfocar mis esfuerzos en lo que es importante y a liberarme de “la culpa” de no haber cumplido con X proyecto antes del 31 de diciembre.

3. Déjalo pasar al año siguiente: El que no hayas logrado cerrar ese proyecto dentro del año, no significa que nunca lo lograrás. Vuelve a programarlo para el siguiente y dale el espacio de tiempo que necesite. Si algo aprendiste durante este tiempo, es cuánto volumen de trabajo eres capaz de manejar y cuáles son las mejores temporadas para hacerlo.

Yo por ejemplo estoy corriendo un proyecto personal llamado 100 Niños Raros que empecé en septiembre y según mi cálculo, si hacía uno por día, lograría tener los 100 retratos incluso antes de fin de año. La realidad es que dibujar un retrato me toma entre 2 y 3 días (a veces hasta 5), sumado al resto de actividades que tengo sobre la mesa. Siendo este el caso, decidí extender mi tiempo de entrega a febrero del próximo año.

Debo confesar que me ilusionaba la idea de presentarlo en enero, pero no quiero hacer el trabajo a la bulla de los cocos solo por terminarlo antes de que acabe el año. Mas bien, documentar el proceso me ha servido para generar contenido y de paso, ir recibiendo opiniones de mis seguidores sobre lo que voy creando.

4. Automatiza: Realmente esto debería ser un estándar en toda nuestra gestión de negocio. Como independientes, nos toca la mayoría de las veces ser el jefe, el que toma pedidos y el que entrega, pero hay tantas otras tareas que podemos automatizar, y cuando se trata de sacar proyectos rápido, la organización del tiempo es clave.

Hace poco empecé a utilizar Basecamp, una plataforma que administra proyectos y permite asignar tareas entre muchas otras cosas. Así como esta app hay montones, pero no se trata de qué tan sofisticada sea sino del uso que le des. En particular, me gusta dividir el proyecto en pedacitos asignando tareas con sus respectivas fechas de vencimiento, no porque sea un freak del orden (bueno sí un poco), sino porque no dependo del post-it, la libreta que no sé donde la puse o mi mala memoria, para saber cuando debo estar haciendo qué. Toda esa responsabilidad de seguimiento se la dejo a Basecamp y yo simplemente me ajusto al flujo de trabajo.

Si estoy trabajando por ejemplo en un retrato personalizado, creo una lista de tareas que incluya: 1) trabajar en bocetos 2) comprar materiales para la pieza final 3) enviar el boceto al cliente 4) entintar la versión final 5) coordinar entrega. Cada una con su respectiva fecha de cumplimiento.

Otra cosa cool que la herramienta permite hacer es importar el calendario a tu google calendar o iCalendar. Igualmente puedes darle instrucciones para que te envíe correos con resúmenes de tus actividades.

Si Basecamp te parece muy cargado, tal vez te interese Asana, de apariencia más limpia y balanceada pero igual de efectiva.

5. Sé amable contigo mismo/misma: El simple hecho de llegar a fin de año y no haber logrado lo que dijiste que ibas a lograr, es un golpe duro. Creo que por esa razón dejé de hacer “resoluciones de año nuevo” y en su lugar hice un VB (Vision Board) o Mapa de Visualización.

Las resoluciones de año nuevo tienen fecha de vencimiento y para mí llegar al 31 de diciembre sin haber logrado todos los objetivos que me propuse, me decepcionaba un poco. Sin embargo, a partir de este año empecé a trabajar en un “Vision Board” con fechas de cumplimiento más flexibles y sin límites de tamaño. En mi VB por ejemplo hay cosas desde remodelar el baño hasta viajar a Nueva York.

En resumen, el cierre del año debe ser un proceso fluido y tranquilo. Ese sentido de urgencia por cumplir con todo antes de que acabe el año, nos genera estrés y ansiedad. Lo mejor es mirar con calma y detenimiento qué tenemos sobre la mesa, ser conscientes de nuestra capacidad de respuesta (no somos robots) y automatizar nuestros procesos de manera que podamos sacar el mejor provecho de nuestro tiempo.

Ahoy.

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